Aug 282014

Information Management – del 2…

InfoMan2 Fortsätter äntligen serien med att utveckla och resonera kring vems problem information management är och vilka intressenter som är iblandade.
Först till den centrala frågan – är Information Management egentligen ett problem? Här är det relevant att påtala att tyvärr ser vi det ofta som ett problem och detta på grund av att Information Management inte fungerar. En bra hanterad Information Management borde väl egentligen ses som en mycket viktig och strategisk förmåga i alla verksamheter.

Om vi ändå utgår från problemställningen och vem som äger problemet ser vi genast två sidor av frågan. Den första och mest centrala är att verksamheten inte har en relevant försörjning av aktuell och pålitlig information utifrån de behov som finns. Den andra sidan av detta träffar IT som har ett centralt ansvar att säkra att IT landskapet fungerar och möter upp till verksamhetens förväntningar och behov.
Det första jag vill peka på är vikten av att se detta som en gemensam fråga mellan verksamhet och IT, där verksamheten har ett tydligt ansvar att beskriva sina behov och problemställningar och där IT har det ingenjörsmässiga ansvaret för att utifrån behovsbilden möta upp med relevanta lösningar. Häri ligger att säkerställa att man möter behovet med en arkitektur som klarar att anpassa sig mot en ständigt rörlig behovsbild. Här finns flertalet funktioner/discipliner som alla på olika sätt adresserar frågorna men alltför ofta utan att ha en gemensam agenda. De vanliga vi ser är;

  • Verksamhetens ledning som beslutar den operationella modell som skall gälla och där måste tydliggöra önskad styrnings och analysförmåga av totalen så att detta kan översättas till en kravbild mot respektive delar. Här måste Information Management säkerställa en verksamhetsdriven arkitektur som ger verksamheten förmåga att styra, mäta och optimera.
  • Verksamhetens ständiga arbete med att optimera och ibland definiera nya processer. Här måste man säkerställa att Information som behövs, konsumeras och skapas i processerna kartläggs på ett sätt som säkerställer verksamhetens helhet så man undviker att skapa isolerade öar.
  • Kontrollen och styrningen av den totala portföljen av förbättringsprojekt som ofta är en egen disciplin vilket är en av de starka kopplingar som behöver finnas och där Enterprise Architecture och Information Management är centrala frågeställningar.
  • Projekten med dess arkitekter och metoder har till ansvar att fånga förändringsbehov och utifrån detta med valda lösningar etablera nya arbetssätt, rutiner och därtill hörande IT. Vi ser ofta att när projekten går över från behovsanalys till lösning blir fokus på lösning och att möta leveranskrav så stora och kompromissandet en nödvändighet så här kan det långsiktiga ansvaret inte ligga.
  • Nästa aktör på arenan är Enterprise Architecture som i bästa fall inkluderar både Business Architecture, Information Architecture och Arkitektur för systemlandskapet. Enterprise Architeture har oftast ett långsiktigt styrningsperspektiv och förlitar sig på projekten då det gäller realisering. För Information Management är inte detta tillräckligt då kärnan ligger i att säkra helheten varför Enterprise Arhictecture för att säkra en total informations infrastruktur måste ta en aktiv del i projekten.
  • En numer tyvärr alltför ofta fristående aktör är Information Management som sådan som ofta får frågan att driva agendan men står uddlös utan att ha kontrollerad samverkan med vare sig verksamheten, IT och Enterprise Architecture.

Den centrala frågan är hur vi får alla dessa delar att samverka och det första steget mot lösning ligger i att etablera en av parterna delad bild av verksamheten, en ”BusinessMap”, som blir en referens som kan garantera att alla utgår från samma sanning och kan ta ut en gemensam riktning.
Det yttersta ansvaret för Information Management är odiskutabelt och det ligger på Verksamhetsledningens axlar!

I nästa del kommer jag att beröra de teknologier som har ett starkt beroende av en sammanhållen Information Management.

Detta inlägg är också tillgänglig i: Engelska